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Domino Workflow 实用教程莲花软件有限公司Lotus Domino Workflow 2.1 实用教程前言最近几年，Lotus Domino/Notes 在国内的应用范围及水平迅速发展。Domino/Notes 已经 进入到每一个行业：政府、金融、电信、保险、IT、制造……。已经成为办公自动化和电子 协作平台的标准，许多人正在 Domino/Notes 平台上处理各种办公事务，和大家协同工作。 工作流， 企业内部或企业之间协同工作不可或缺的技术， 正是 Domino 技术的长处所在。 Domino 提供了各种工作流应用所必需的技术，如：简单多样的文档邮递技术、通过读者域 和作者域控制文档的存取权限、文档的自动加密和签名等等。Lotus 的开发者们利用这些技 术，开发了各式各样实用的、适合中国国情的工作流应用，这些应用正在各个行业中为大家 服务。为提高工作生产效率发挥着自己的效力。 最近，Lotus 又在 Domino 之上推出了一个的图形化的、专业的工作流开发工具―― Domino Workflow，有了它，可以让工作流的开发工作更加简单，功能更为强大。 回想自己学习 Domino Workflow 的经历，也算有些坎坷，因为这方面的资料很少， Domino Workflow 的帮助库虽然比较完整，但是缺乏一个主线，而且没有一些实用技巧的介 绍。心中一直有一个想法，就是将自己掌握的 Domino Workflow 的知识写出来，与大家一起 分享。现在，这个想法终于可以实现了。 Domino Workflow 是一个非常强大的工具，当真正接触以后，真有一种博大精深，值得 不断发掘的感觉。 本书吸取了 Domino Workflow 帮助库中的精华， 加入了作者在学习和具体 实施时遇到的一些实际问题和解决问题的技巧， 加以精心整理， 形成了一部比较完整和实用 的教材。 本书分为九章，从介绍 Domino Workflow 的原理、设计思想开始，循序渐进地介绍了 Domino Workflow 的安装、使用、管理和开发的技术要点和注意事项。在本书中，通过一个 实际应用――报销申请的开发和不断完善， 展示了在 Domino Workflow 中可以使用的各种技 巧。 本书的主要编写目的是给那些希望使用 Domino Workflow 来开发工作流应用的人们， 对 于 Domino Workflow 的最终用户，也可以从本书的第一到第四章中获得有价值的东西。 在信息技术飞速发展的今天，作为 IT 从业人员，必须不断地学习，更新和升级自己的 知识，才能跟上时代的脚步，而不至于被甩在后面。希望本书能够为大家在学习 Domino Workflow 时带来一些帮助，使大家少走一些弯路，迅速掌握它，并将它转化为生产力。 由于时间比较仓促，书中不妥之处在所难免，敬请广大读者朋友批评指正！作者 2001 年元月莲花（中国）软件有限公司ILotus Domino Workflow 2.1 实用教程目录第一章 简介.............................................................................................................................1 第一节 背景.....................................................................................................................1 第二节 Domino Workflow 由来......................................................................................2 第三节 为什么要 Domino Workflow..............................................................................2 一. 规范工作流应用开发........................................................................................2 二. 简化开发技术....................................................................................................2 三. 提高开发速度，缩短开发周期，节约成本 ....................................................3 四. 便于维护............................................................................................................3 五. 加强控制............................................................................................................3 第四节 Domino Workflow 面向的用户..........................................................................3 第五节 本教程对象.........................................................................................................4 第二章 体系结构与工作原理.................................................................................................5 第一节 体系结构.............................................................................................................5 第二节 设计思想.............................................................................................................6 第三节 工作原理及过程.................................................................................................7 第四节 基本概念.............................................................................................................8 第三章 安装与配置...............................................................................................................10 第一节 安装目标...........................................................................................................10 第二节 Engine 安装与配置 ..........................................................................................11 一. 系统要求..........................................................................................................11 二. 安装..................................................................................................................11 三. 配置范例..........................................................................................................14 四. 创建自己的 Engine .........................................................................................18 第三节 Achitect 安装与配置 ........................................................................................38 一. 系统要求..........................................................................................................39 二. 安装..................................................................................................................39 三. 配置..................................................................................................................41 第四节 Viewer 安装 ......................................................................................................43 第五节 Domino Workflow 文档安装............................................................................45 第四章 使用...........................................................................................................................46 第一节 应用数据库介绍...............................................................................................46 第二节 新建工作...........................................................................................................49 第三节 参与工作...........................................................................................................50 第四节 活动所有者的其他操作...................................................................................54 一. 添加文档..........................................................................................................54 二. 更改优先级......................................................................................................55 三. 邮件查询..........................................................................................................56 四. 显示审计跟踪..................................................................................................57 五. 中断当前工作..................................................................................................58 六. 整合活页夹......................................................................................................60 第五节 指定代理...........................................................................................................60莲花（中国）软件有限公司 IILotus Domino Workflow 2.1 实用教程一. 指定可能的代理人..........................................................................................60 二. 创建离开简要表..............................................................................................61 第六节 工作所有者任务...............................................................................................64 一. 重新路由工作..................................................................................................64 二. 中断工作..........................................................................................................66 第七节 通过浏览器访问 Domino Workflow................................................................67 一. 在 Web UI 中启动工作 .................................................................................68 二. Web UI 中的导航控制 ....................................................................................71 三. 避免 Web 浏览器的缓存问题.......................................................................72 第五章 开发入门...................................................................................................................73 第一节 关于范例数据库...............................................................................................73 一. 采购订单..........................................................................................................73 二. 雇员招聘..........................................................................................................73 三. Web 发布..........................................................................................................74 四. 开支报告..........................................................................................................74 第二节 开发需要做什么？...........................................................................................74 第三节 组织目录数据库的准备工作...........................................................................75 第四节 设计应用数据库...............................................................................................75 第五节 Architect 使用基础...........................................................................................79 一. 基本界面 ..........................................................................................................79 二. “文件”菜单..................................................................................................79 三. “编辑”菜单..................................................................................................83 四. “过程”菜单..................................................................................................84 五. “选项”菜单..................................................................................................86 六. “窗口”菜单..................................................................................................90 七. “帮助”菜单..................................................................................................91 八. 工具栏..............................................................................................................91 九. 工具箱..............................................................................................................92 十. 鼠标快捷方式..................................................................................................94 第六节 设计报销申请流程...........................................................................................95 一. 过程的基本属性..............................................................................................96 二. 过程的高级属性..............................................................................................98 三. “填写报销申请单”活动的基本属性 ........................................................101 四. “填写报销申请单”活动的高级属性 ........................................................103 五. “部门经理审核”活动的基本属性 ...............................................................107 六. 设置部门经理审核的后续路由....................................................................109 七. “财务部经理审核”活动属性....................................................................112 八. “总经理审核”活动属性设置....................................................................112 九. “财务人员处理”活动属性设置 ................................................................113 十. “通知申请人”活动属性设置....................................................................113 十一. 禁用各节点的“合并设置”....................................................................113 第七节 使用“报销申请”数据库.............................................................................114 第六章 Domino Workflow 进阶..........................................................................................116 第一节 创建 Domino Workflow 公式.........................................................................116莲花（中国）软件有限公司 IIILotus Domino Workflow 2.1 实用教程一. 可以使用公式的场合....................................................................................116 二. Domino Workflow 附带的定制公式.............................................................117 三. 文档选择公式................................................................................................121 四. 引用组织元素................................................................................................121 五. 关于部门的引用............................................................................................122 第二节 使用归档和审计跟踪数据库.........................................................................122 一. 定义函件收集库............................................................................................122 二. 在组织目录中设置资源文档........................................................................124 三. 在过程属性中定义归档和审计跟踪 ............................................................125 第三节 活页夹的合并.................................................................................................127 一. 何时需要活页夹合并....................................................................................127 二. 活页夹合并的含义........................................................................................127 三. 设置................................................................................................................128 四. 用户操作........................................................................................................130 第四节 各种启动方式.................................................................................................134 一. 基于表单的启动............................................................................................134 二. 基于邮件的启动............................................................................................138 第五节 创建关系文档.................................................................................................142 第六节 使用资源.........................................................................................................144 一. 应用................................................................................................................146 二. 邮件地址........................................................................................................146 三. 客户端驱动的程序........................................................................................147 四. 服务器驱动的程序........................................................................................148 第七节 使用 Workflow SDK.......................................................................................148 一. 安装................................................................................................................149 二. 使用................................................................................................................150 第八节 设计自己的自动活动代理.............................................................................153 一. 创建代理程序................................................................................................154 二. 修改流程........................................................................................................157 三. 修改“报销申请”表单................................................................................158 第七章 与 Domino.Doc 集成 ..............................................................................................161 第一节 简介.................................................................................................................161 一. Domino.Doc 简介 ...........................................................................................161 二. 集成简介........................................................................................................163 三. 系统要求........................................................................................................165 第二节 Domino Workflow 中的设置工作..................................................................166 一. 在应用设置表中设置 Domino.Doc 存取简要表 .........................................166 二. 激活各与 Domino.Doc 相关的代理 .............................................................168 第三节 Domino.Doc 中的设置工作 ...........................................................................168 第四节 从 Domino.Doc 中启动 Workflow 的操作 ....................................................169 一. 自动启动........................................................................................................169 二. 用户交互启动................................................................................................170 第五节 关于范例应用.................................................................................................173 一. 设置范例环境................................................................................................173莲花（中国）软件有限公司 IVLotus Domino Workflow 2.1 实用教程二. 开支报告范例................................................................................................176 三. Web 站点发布范例.........................................................................................177 第六节 考虑“报销申请”数据库的归档问题 .........................................................180 第八章 术语表.....................................................................................................................184 第九章 常见问题解答.........................................................................................................197 第一节 常规.................................................................................................................197 第二节 组织目录数据库.............................................................................................199 第三节 应用数据库.....................................................................................................200 第四节 应用 Web UI ..................................................................................................203 第五节 Domino Workflow Architect ..........................................................................205莲花（中国）软件有限公司VLotus Domino Workflow 实用教程第一章 简介第一节 背景信息技术问世虽然只有半个世纪左右，但她已经极大地改变了我们的生产和生活行为。 信息技术对中国企业既是一个机会， 也是一个挑战。 企业如何在新经济时代， 利用网络技术， 建立企业内部协作与通讯平台， 规范企业内部管理， 提高生产和管理效率， 利用互联网技术， 加强企业之间的合作，拓展业务范围，是当务之急。 Lotus 公司长期以来，一直致力于企业协作平台的建设，第一个推出了企业知识管理系 统框架之概念，并通过 Lotus 的技术提供了实现这样一个完整解决方案的系列软件产品。下 图是 Lotus 公司提出的知识管理体系的框架图：对应这个体系结构，Lotus 公司推出了一系列软件：莲花（中国）软件有限公司1Lotus Domino Workflow 实用教程Lotus Domino/Notes 系统作为企业电子协作环境的支撑平台，已经提供了很多用以实现 工作流应用的技术及特性， 而且我们的许多代理商、 开发商已经开发并实施了许多工作流的 应用。在开发的过程中，我们发现了一些难点：开发时间较长，维护难度大，尤其是对于并 不太成熟的工作流程， 每一次流程的改动都可能设计程序代码的修改。 如何规范工作流应用 的开发，提高开发效率？Lotus 公司在 Domino 平台基础之上及时地推出了一个功能非常强 大的产品：Domino Workflow!第二节 Domino Workflow 由来Domino Workflow 来自于 Lotus 公司在德国的一家开发商――ONEStone 公司， ONEStone 公司成立于 1995 年，位于德国的帕德伯恩，在被收购前共有 70 余名员工，主要从事工作流 软件的开发和销售，并在此领域中取得了重大的成就。Lotus 公司于 1999 年 4 月收购了 ONEStone 公司，并将其开发的工作流平台产品改名为 Domino Workflow。Domino Workflow 是 Lotus Notes 数据库和 Windows 程序的集合，是专业的工作流开发与管理工具。 ONEStone 公司的开发人员并入 Lotus 知识管理（KM）程序组，对 Domino Workflow 进行深 入开发，并形成了包括中文在内的多种语言版本。我们相信，Domino Workflow 将成为 Domino 上工作流应用开发的一把利器。第三节 为什么要 Domino Workflow一. 规范工作流应用开发Domino 提供了丰富的实现工作流之手段，根据最终用户的需求，Domino/Notes 开发人 员利用自己掌握的知识，实现了各种形式的工作流应用，呈现出百家争鸣的局势。这种异构 性增加了最终用户学习的难度， 也不利于不同系统之间的衔接， 尤其是由不同开发商开发实 施的系统之间。 Lotus 提出实现工作流应用的最高境界是实现企业或单位之间的工作流协作。 因此，规范工作流应用是非常有必要的。Domino Workflow 提供了这样一个标准。通过 Domino Workflow 开发的应用，有完全相同的工作流实现机制，又不失个性化的界面风格。二. 简化开发技术有经验的 Domino/Notes 程序员都会有一个共同的体会：Domino 的应用以工作流应用为莲花（中国）软件有限公司 2Lotus Domino Workflow 实用教程最难，而工作流应用的难点又在于流程的实现和维护上。Domino Workflow 通过对工作流应 用的深入剖析， 建立了工作流应用的科学体系结构， 并提供了工作流应用所需的各种增强功 能，如路由选择控制、时间控制、流程监控等等。通过 Domino Workflow，可以极大地简化 工作流应用的开发工作，使得一个初级程序员就可以写出一个非常出色的工作流应用。三. 提高开发速度，缩短开发周期，节约成本通过 Domino Workflow 可以极大地提高工作流应用的开发效率。 通常实现一个复杂的工 作流应用需要一个月甚至更多的时间，而有了 Domino Workflow，至少可以节约一半以上的 时间。四. 便于维护系统的维护是最终用户和开发商遇到的比较棘手的问题。系统开发工作完成投入运行 后，不可避免地会不断由修改工作。对于工作流类应用的开发，流程的变动经常会涉及到程 序的修改。有了 Dominoi Workflow 后，业务规则的变化之需要通过图形化的界面用鼠标拖 拽即可实现， 而人员的变动只需要管理员修改配置文件即可。 维护工作可以交给最终用户来 做。五. 加强控制Domino Workflow 自动实现了对时间的限制，对用户活动的跟踪记录，对文档在生命周 期内的权限控制等工作。极大地减少了程序开发的工作量，实现了强大的控制功能。第四节 Domino Workflow 面向的用户Domino Workflow 是用来创建工作流应用的工作。在使用 Domino Workflow 时，根据用 户的职能不同，可以把用户分为： 1. 工作流参与者：或称为最终用户。按照设计人员设计好的流程进行工作， 2. 过程设计者：使用 Domino Workflow 设计工具来设计流程的人。 3. 工作所有者： 全面负责在特定过程中启动的每个工作的完成情况。 如果某 个活动未准时开始或者未准时完成，工作所有者会收到通知。工作所有者还可以 干预工作，比如更改路由、结束工作等。莲花（中国）软件有限公司 3Lotus Domino Workflow 实用教程4. 应用设计者：创建应用数据库中使用的表单。 5. Domino Workflow 管理员：创建并维护 Domino Workflow 数据库。管理 员管理存取控制、通过复制分发应用以及在 Domino 服务器上配置和设置工作流 应用。 这些功能可以分开或合并。例如，过程设计者可以是管理员或工作所有者，而工作所有 者可以启动并完成某些工作中的活动。第五节 本教程对象本教程旨在详细介绍 Domino Workflow 的全部技术特征和使用方法。 面向的对象是有一 定 Domino/Notes 基础的开发人员和管理人员。本教程将从体系结构和工作原理、安装配置、 应用、开发等方面介绍 Domino Workflow。莲花（中国）软件有限公司4Lotus Domino Workflow 实用教程第二章 体系结构与工作原理第一节 体系结构从逻辑上看，Domino Workflow 分为如下的三个部分：Architect Engine Viewer可视化流程设计工具 Domino后台引擎 工作流查询工具1．Architect：流程设计工具，是开发人员用来设计流程的可视化工具，它是用 C 编写的一个 Windows 应用程序。 2． Engine：Domino Workflow 位于 Domino 服务器端的部分，它由一系列的 Domino 数据库构成。 3． Viewer：类似于 Architect 的图形工具，只是没有编辑功能。它将自动安装到所有的工作流参与者的客户端上。物理上，一个使用 Domino Workflow 来做开发的系统基本构架如下所示：莲花（中国）软件有限公司5Lotus Domino Workflow 实用教程Notes Desinger: ArchitectArchitectDomino Server Engine (组织定义、应用、过程定义、 设计存储、归档、审计跟踪)EngineViewerViewerViewerViewerViewerViewerNotes Client Viewer第二节 设计思想经过对各种工作流应用的分析和研究， 我们可以发现， 工作流应用由三个要素构成： 人、 信息、流程，即参与工作流的人员、流动的内容和流动规则。根据三个要素的不同特性，用 最适宜的方法来实现之， 然后将其整合在一起， 形成一个有机整体， 这就是 Domino Workflow 设计的一个基本思想。我们可以通过如下的图形来理解：莲花（中国）软件有限公司6Lotus Domino Workflow 实用教程流程业务规则信息文档、活页夹人组织结构、工作角色X 轴：信息，Domino Workflow 提供了应用数据库模板，开发人员可以很容 易地在此模板基础之上作定制开发。并且，Domino Workflow 提供了一套相应的 API 程序 Y 轴：人员，Domino Workflow 提供了组织目录数据库，只需要管理人员向 此数据库中添加相应的人员、脚色、部门、群组、关系等文档，不需要编程工作。 Z 轴：Domino Workflow 提供了一个图形化的设计工具――Architect。通过 它，流程设计人员可以非常简单地开发出各种复杂的工作流程，并且可以非常直 观地与需求部门进行交流。第三节 工作原理及过程下图是 Domino Workflow 的工作原理图：莲花（中国）软件有限公司7Lotus Domino Workflow 实用教程Architect组织目录(NS F)EngineViewer应用(NS F)readwrite & readreadreadreadwriteread write (activate)write (archive)审计跟踪(NS F)设计存储(NS F)过程定义(NS F)归档(NS F)开发端上图可以分为两个部分： 1．Domino服务器客户端流程设计人员通过 Architect 设计流程：设计时通过组织目录数据库获得人员信息，从应用数据库中获得流转内容信息（表单、字段等） ，将设计的结果保存 到过程定义数据库中。在设计过程中，系统会自动将各种设计元素保存到设计存储 数据库中，以供将来再利用。 2． 最终用户面对的是“应用”数据库。在 Engine 端，由六个 Domino 数据库构成（包括设计存储数据库） 。其中归档和审计跟踪数据库是可选模块。应用数据 库可以根据需要创建多个，如报销申请库、出差申请库、采购申请库等。最终用户 使用应用数据库的过程中，会从组织目录数据库中获得相关的人员信息，从过程定 义数据库中获得流程信息。并且可以将跟踪信息保存到审计跟踪数据库中，将运行 完成的工作流结果保存到归档数据库中。在应用过程中，用户可以调用 Viewer 程序 查看工作的进展情况。第四节 基本概念在实际接触 Domino Workflow 之前，我们需要介绍其中的一些最基本的概念。莲花（中国）软件有限公司8Lotus Domino Workflow 实用教程过程提出 申请工作过程所有者提出申 请活动 活动所有者收集信息 审核总金额 下订单任务...审批审批资源活页夹... ... ... .........在上图描述的基本概念中， 我们注意到一个比较关键的地方： Domino Workflow 中流 在 动的信息不是单个文档，而是一些列相关的文档，这些相关的文档构成一个活页夹(Binder)。 活页夹至少由两部分构成： 封面文档： 封面文档用于描述工作及当前活动的基本信息， 如启 动时间、工作所有者、当前状态、当前任务等等。 主文档：主文档是需要流动的信息，如出差申请、报销申请、公 文等。 另外，根据实际需要，工作流参与人员可以随时向活页夹中添加不同的文档。所有的这 些内容构成了一个活页夹，按照设计人员的设计从一个节点流向另一个节点。活页夹工作 xy出差申请 _ ___ ___:__ 申请人_ 说明:: : 时间 起始 : 间 结束时__封面文档主文档莲花（中国）软件有限公司9Lotus Domino Workflow 实用教程第三章 安装与配置第一节 安装目标Domino Workflow 的安装确切地说应该包含三部分：后台引擎端(Engine)、流程设计端 （Architect） 、工作流参与者端(Viewer)。系统安装的目标是形成一个 Domino Workflow 的开 发与应用环境。如下图所示：Domino Server EngineEngineArchitectArchitectNotes Desinger: ArchitectViewerViewerViewerViewerViewerViewerNotes Client Viewer完全安装 Domino Workflow 2.1 包括下列组件及其支持文件： 用于为组织创建 Domino Workflow Engine的模板： 过程定义 设计存储 组织目录 应用 审计跟踪 归档 Domino Workflow Architect莲花（中国）软件有限公司 10Lotus Domino Workflow 实用教程Domino Workflow Viewer 用于演示 Domino Workflow 功能的范例数据库： 过程定义范例 设计存储范例 组织目录范例 应用范例 Notes 帮助数据库格式的帮助文件和用于打印或在屏幕上查看的 PDF 文 件。第二节 Engine 安装与配置一. 系统要求平台: Windows NT 4.0 SP5；Domino 版本 4.6.6 或 Domino 版本 5.0.2 以上 RS6000 - Domino 版本 4.6.6 或 Domino 版本 5.0.2 以上 AS400 - Domino 版本 4.6.6 或 Domino 版本 5.0.2 以上 Solaris 2.6 - Domino 版本 4.6.6 或 4.6.7 Solaris 7 - Domino 版本 5.03 Windows 2000 - Domino 版本 5.0.3 硬件: 最低配置 - 奔腾 120 MHz，128MB 内存（仅 Windows 服务器） 内存: 增加服务器内存和为多线程操作配置 Domino 代理管理器，可以在 Web 浏览器 客户端基于代理路由时提高性能。二. 安装如果是 Windows NT 服务器，可以直接在服务器上安装。如果是 Unix 服务器，则可以 在任一台安装了 Notes 客户端的 Windows 9x 或 Windows NT 上安装，然后将构成 Engine 的莲花（中国）软件有限公司 11Lotus Domino Workflow 实用教程六个模板和范例数据库拷贝到服务器上。下面讲述如何在 Window NT 的 Domino 服务器上 安装 Domino Workflow 的 Engine： 1. 关闭所有正在运行的程序。 2. 将 CD 插入 CD-ROM 驱动器。 3. 在任务栏上单击“开始”，然后单击“运行”。单击“浏览”按钮。找到 CD 驱动器，然后双击安装软件所需要使用的语言的文件夹。双击 Setup.exe，然后单击 “确定”按钮。4. 单击“下一步”，输入姓名和公司名称莲花（中国）软件有限公司12Lotus Domino Workflow 实用教程5. 按照提示确认姓名、口令，接受许可协议 6. 选择安装模块：安装 Engine，范例和帮助数据库。其中： Engine：由六个模板构成：应用、组织目录、过程定义、设计存储、 审计跟踪、归档 范例： Domino Workflow 的一个应用实例， 包括采购订单、 雇员招聘、 Web 发布、开支报告等流程 帮助： 我们可以将帮助数据库安装在服务器上， 以为所有客户端服务。 Engine 必须安装在 Domino 的 Data 目录下。建议采用安装程序提供的缺省路径。莲花（中国）软件有限公司13Lotus Domino Workflow 实用教程8.按照提示完成后面的安装步骤即可。三. 配置范例Domino Workflow 提供了许多数据库模板和范例数据库。 要使用范例数据库进行培训和学习， 必须设置数据库。 设置向导可以辅助您设置数据库。 范例数据库包括下列数据库，它们组成 Domino Workflow Engine 的一个工作范例： 一个范例应用数据库，包括若干过程样例。 一个范例组织目录数据库，已经填入了某个虚构公司的个人、工作组、部 门和角色。 一个范例过程定义数据库， 包括支持范例应用数据库的过程设计元素和其 他业务对象。设置范例的过程如下： 1． 从Notes 客户端打开范例应用数据库。 范例数据库缺省情况安装在Domino 的数据目录下的Workflow目录下莲花（中国）软件有限公司 14Lotus Domino Workflow 实用教程2． 进入关于页面3． 单击 “设置Domino Workflow范例” 按钮， 输入管理员姓名， 然后选择 “启 用通过Web浏览器访问Domino Workflow范例”选项。输入服务器的IP地址。莲花（中国）软件有限公司15Lotus Domino Workflow 实用教程4．单击确定按钮5． 打开范例组织数据库 6． 在范例组织目录数据库中创建个人文档莲花（中国）软件有限公司16Lotus Domino Workflow 实用教程7． 添加您的 Notes ID 名称并将您添加到人力资源部门和“测试人员”角色 中。莲花（中国）软件有限公司17Lotus Domino Workflow 实用教程8． 您可以将通讯录中其他用户通过引入的方式添加到范例组织数据库中。 记 住引入用户后需要制定用户所在的部门。9． 这样，范例数据库的设置工作基本上就完成了。可以准备使用。 在第四章 中，我们将详细讲解范例数据库的使用。四. 创建自己的 Engine前面我们介绍了如何设置 Domino Workflow 的范例数据库，在设置的过程中，我们通 过“范例应用”数据库的关于文档中的设置按钮完成了大部分的工作。下面，我们要介绍如 何通过 Domino Workflow 提供的模板来创建 Domino Workflow 的 Engine，从而建立一个 Domino Workflow 的开发和应用环境。1．创建 Domino Workflow 管理员 ID如果您具有建议为 Domino Workflow 管理员所使用的存取权限，就可以使用自己的 Notes ID 来访问和配置 Domino Workflow 数据库。但是，还存在一些问题：莲花（中国）软件有限公司 18Lotus Domino Workflow 实用教程在 Domino/Notes 中，代理使用将其激活的用户名。如果代理发送一个电 子邮件错误信息给工作流参与者，激活代理的用户名将显示为电子邮件的发件人。 当代理访问其他数据库时，代理使用将其激活的用户的 ACL 权限。 如果某个人激活了代理，然后离开了组织，其他人必须更改 ACL。 如果有多个用户一同管理 Domino Workflow 数据库，在个人名称中具有 管理员权限是没有意义的。 为避免姓名和存取权限的混淆， 建议创建一个称为 “Domino Workflow 管理员” Notes 的 ID。这个 ID 将用来启用预定代理，发送电子邮件错误消息和接收无法传递的邮件。 请执行下列步骤。 1) 2) 创建 Domino 用户ID。 修改该用户的邮件文件权限， 使您的 Notes 管理员可以访问此邮件文件，以便使 Notes 管理员可以访问无法邮递的邮件。2．为Domino Workflow管理员指定所需的权限： 1) 打开公用通讯录，然后打开“服务器”视图。打开“服务器”文档，然后打开“代理管理器”区段。 2) 确保 Domino Workflow 管理员 ID 位于“运行有限制的 LotusScript 代 理”域中和“运行无限制的 LotusScript 代理”域中。莲花（中国）软件有限公司19Lotus Domino Workflow 实用教程3) 关闭文档并保存所做的修改。 4) 重新启动服务器以使所作的修改生效。3． 4．客户端切换至Domino Workflow管理员ID 通过相应模板创建构成Domino Workflow Engine的六个数据库：应用、组织、过程定义、设计存储、归档、审计跟踪。 其中应用数据库需要取消“继承未来的设计变化”选项。这里，我们将所有六个数据库 都保存到服务器数据目录的Book目录下。莲花（中国）软件有限公司20Lotus Domino Workflow 实用教程5．启用组织目录中的代理1) 在工作台上打开组织目录数据库。 2) 从菜单中选择“代理”-“查看”以切换到“代理”视图。 3) 通过复选对应的框启用所有预定代理。出现一个对话框提示您输入要运行此代 理的服务器名称。 4) 输入服务器名称。莲花（中国）软件有限公司21Lotus Domino Workflow 实用教程5) 您可以更改运行代理的服务器。 双击打开代理， 然后将触发器从 “不定时执行” 改为“定时执行”。单击“时间表”按钮，选择其他服务器，然后将代理切换 回“不定时执行”。 6) 代理功能详细说明： 代理名称 在组织目录中的功能 Delete temp 删除临时文档 Forms OrganizationCh 检查重复的文档名。重复的 eck 文档被标记为不一致（复制冲突 和保存冲突不会被视为不一致的 文档）。 检查丢失成员的文档（例如， 工作组中列出的成员不在组织目 录中）。 如果发现不一致的文档，向 组织目录数据库所有者发送报 告。 OS LockCheck 搜索被锁定超过 1 小时的文 档并将其解锁。 一旦运行此代理，文档可以 被编辑。如果锁定文档过程中时 系统崩溃，则此代理非常有用。 OS EXPAND 创建个人列表，这些个人是 CACHE 每个部门、工作组和角色的成员。莲花（中国）软件有限公司缺省/推荐的安排策略/细节 每半小时 每 4 小时。 开始：22:00 (10:00 P.M.) 结束： 6:00 检查过去 24 小时中是否运行过， 如果运行过，则不运行。 如果此代理定时运行时有另一个 代理正在运行， 此代理将不检查不一致 的文档。它将在 4 小时后重新运行。每半小时 使用“验证锁定”操作查看当前是 否有设置的锁定。使用“删除锁定”操 作来手动运行此代理。 在新的和修改过的文档上运行 如果对组织目录进行了许多修改，22Lotus Domino Workflow 实用教程OS EXPAND CACHE 预定代理Pasted Documents In Organization Directory将缺省值改为： 预定：每 30 分钟 开始：12:00 A.M. 如果安排了此代理，则不要激活 OS EXPAND CACHE 预定代理。 创建个人列表，这些个人是 每天，在 12:00 A.M。 每个部门、工作组和角色的成员。 当启用了缓存并且 OS EXPAND 确保在服务器的低使用时间 CACHE 代理运行在“新的和修改过的文 将离开办公室简要表信息存储在 档”上时需要此代理。 缓存中。 如果对组织目录数据库的修改很 少， 则不能激活此代理 （不需要启用 OS EXPAND CACHE）。 当禁用缓存或安排了 OS EXPAND CACHE 时，不能预定此代理。 根据组织目录中的设置检查 在文档被粘贴到组织目录中时触 粘贴的文档。 发。在运行时缩短搜索这些信息 的时间。 只有在启用了缓存的情况 下，才需要激活此代理。6． 启用应用数据库中的代理 1) 在工作台上打开应用数据库。 2) 从菜单中选择“代理”-“查看”以切换到“代理”视图。 3) 通过复选下列代理对应的框启用所有预定代理： 名称以“OS Web”开始的所有服务器代理 OS Administration OS Domino Workflow Backgrounder 名称以“DD”开始的所有服务器代理 出现一个对话框提示您输入要运行此代理的服务器名称。 4) 输入服务器名称。 5) 您可以更改运行代理的服务器。 双击打开代理， 然后将触发器从 “不定时执行” 改为“定时执行”。单击“时间表”按钮，选择其他服务器，然后将代理切换 回“不定时执行”。 代理名称说明： 以DD为首的代理：用于与Domino.Doc集成 以OS Web为首的代理：用于支持Web界面 以OS为首的界面：用于支持Notes Clients 您可以通过查看服务器日志来检查代理是否正确运行。 但是， 代理不出现在日志中。 Web Web 代理是在使用 Web UI 启动工作、申请和完成活动时运行的。 OS Web 代理可以根据需要从 Web 浏览器启动。DD 代理（Domino.Doc 集成的自动活 动）可以根据需要通过后台代理启动。如果禁用 OS Web 和 DD 代理，它们依旧能够运行。莲花（中国）软件有限公司 23Lotus Domino Workflow 实用教程但是，如果这些代理缺少适当的权限，将产生错误。 6) 代理功能详细说明 功能 将粘贴的文档拷贝到当前 选定的活页夹。 合并文档。 将活页夹路由给子过程。 启动基于邮件的工作。 执行多数据库路由。 即使您使用立即路由 （基于 客户端），也有必要运行此后台 代理。 缺省/推荐的安排策略/细节 当文档被粘贴时执行代理名称 OS Paste Document(s) to Binder OS Domino Workflow BackgrounderOS AdministrationOS TimeManagement Backgrounder 显示导航器 (OS ShowNavigator) 显示搜索报告 (OS ShowSearchReport ) OS Automation Template 显示标准文件 夹归档文档。 更新过程缓存。 合并审计跟踪文档。 删除已归档的文档和安全 拷贝。 将组织目录日历文档中的 修改传递给应用设置文档 这些操作根据应用设置文 档中的设置运行。 发出逾期通知。 处理延期活动。 打开缺省导航器。 不要从“代理”列表中运行 此代理，否则您的 Notes 系统 可能崩溃。 打开“搜索报告”视图。 不要从“代理”列表中运行 此代理，否则您的 Notes 系统 可能崩溃。 可以用来创建自动活动的 定制代理。 打开标准文件夹视图。 不要从“代理”列表中运行 此代理，否则您的 Notes 系统 可能崩溃。每半小时 您可能想在晚上或周末禁用此 代理。 如果设置此代理在新建的和修 改过的文档上运行， 请将服务器设置 更改为以下建议值： AMgr_DocUpdateAgentMinInter val = 2 （值 = 0） AMgr_DocUpdateEventDelay = 2 （值 = 0） 您可以在公用通讯录的“服务 器”-“配置”-“设置”中找到该服 务器设置。 另外， 如果任务每半小时运行不 能接受，可以设置此代理为定时运 行，定时的最短间隔可以设置为5分 钟 每半小时 您可能想在晚上或周末禁用此 代理。从“操作”菜单中手动运行。从“操作”菜单中手动运行。从“操作”菜单中手动运行。莲花（中国）软件有限公司24Lotus Domino Workflow 实用教程其他代理所有以“OS”开始的代理都 由应用数据库内部使用。 某些代 理由文档或视图操作触发。不要手动运行这些代理， 它们可 能产生不可预知的结果。7．异步执行 Internet 访问的代理在缺省情况下， 代理按照被触发的顺序依次执行。 如果允许对 Workflow 进行 Internet 访问，许多用户可能同时触发代理，这样访问您的 Web 站点将非常耗时。出于这个原因， 建议您允许代理同时运行。要允许代理同时运行，需要设置您的服务器异步运行 Domino 代 理。 请执行下列步骤。 1) 找到服务器上的 notes.ini 文件。 2) 用文本编辑器 （例如， 写字板） 打开该文件， “DominoAsynchronizeAgents” 搜索 表达式。 如果尚未设置，将设置更改为 DominoAsynchronizeAgents=1。 如果该条目不存在，在 notes.ini 文件中添加该条目。 3) 保存 notes.ini 文件。 4) 重新启动 Domino 服务器。 现在，代理可以同时运行。8．指定 Domino Workflow 数据库的 ACL 设置现在，我们可以为每个数据库指定适当的存取控制列表 (ACL) 设置。莲花（中国）软件有限公司25Lotus Domino Workflow 实用教程下列是组织目录数据库、应用数据库、过程定义数据库、设计存储数据库、审计跟踪数 据库和归档数据库的建议 ACL 设置。可以根据需要在公用通讯录中创建相应的群组。组织目录数据库 个人，服务器， 群组 缺省 用 户类型 未 指定 个 人 个 人 管理者 存取级别 不能存取者 角色 [Instal l] 仅用于安 装 [Instal l] 或 [ResUser] [Instal l] 或 [ResUser] 可 选 验证 删除文档（仅在安 装过程中） 创建 LotusScript 代理 删除文档 不能删除文档Domino Workflow 管理员* 组织目录数据 库所有者设计者人力资源部门 个 （注意所有成 人组 员都在设置文档的 “组织目录所有者” 域中分别命名）编辑者组织目录最终 用户 （创建离开办公 室简要表， 修改自己 的个人文档） 工作流参与者个 人组作者[ResUse r] 可选不能删除文档 可选： 创建个人代理 创建个人文件夹/ 视图 创建 LotusScript 代理 创建文档个读者[ResUse没有 “写公共文档”26莲花（中国）软件有限公司Lotus Domino Workflow 实用教程过程设计者 有关的 Domino Workflow 服务器 匿名人组 个 人组 服 务器组 未 指定读者 管理者 不能存取者r] 可选 [ResUse r] 可选 [Instal l]权限删除文档应用数据库 个人，服务器， 群组 缺省 定 Domino Workflow 管理员 个人 设计者 用户 类型 未指 存取级别 不能存取者 角色 [Install] 仅用 于安装 [Install] 或 [Process Server] 验证应用数据库所 有者 应用开发员 工作流参与者 组个人 个人 个人管理者 设计者 作者[Process Cache] [Process Reader]创建 LotusScript 代 理 删除文档 删除文档创建文档 删除文档 创建个人文 件夹/视图 可选： 创建个人代 理过程设计者 组 有关的 Domino Workflow 服务器 匿名个人 服务 器组 未指 定读者 管理者 [Process Server] 或 [Install] 删除文档不能存取者过程定义数据库 个人，服务器， 群组 缺省 用户 类型 未指 定 个人 存取级别 不能存取 者 读者 角色 验证 删除文档 （仅在安装过程 中） 创建个人代 理 创建个人文 件夹/视图 删除文档27Domino Workflow 管理员过程定义数据个人管理者莲花（中国）软件有限公司Lotus Domino Workflow 实用教程库所有者 工作流参与者 过程设计者 有关的 Domino Workflow 服务器 匿名个人 组 个人 组 服务 器组 未指 定读者 编辑者 管理者 不能存取 者 删除文档 删除文档设计存储数据库 个人，服务器， 群组 缺省 用户类 型 未指定 取者 设计存储数据 库所有者 工作流参与者 过程设计者 有关的 Domino Workflow 服务器 匿名 个人 个人组 取者 个人组 服务器 组 未指定 取者 不能存 编辑者 管理者 删除文档 删除文档 管理者 不能存 存取级 别 不能存 角色 验证 删除文档 （仅在安装过 程中）审计跟踪数据库 个人，服务器， 群组 缺省 用户类 型 未指定 取者 审计跟踪数据 库所有者 工作流参与者 有关的 Domino Workflow 服务器 匿名 个人 个人组 服务器 组 未指定 取者 不能存 管理者 读者 管理者 [Audit Reader] [Audit Reader] [Process Server] 存取级 别 不能存 角色 验证 删除文档 （仅在安装过 程中）删除文档归档数据库 个人，服务器，莲花（中国）软件有限公司用户类存取级角色验证28Lotus Domino Workflow 实用教程群组 缺省型 未指定 取者别 不能存删除文档 （仅在安装过 程中） [Archive Editor] 或 [Archive Reader] [Archive Editor] [Archive Reader] [Process Server]归档数据库所 有者个人管理者归档编辑者 工作流参与者 有关的 Domino Workflow 服务器 匿名个人组 个人组 服务器 组 未指定 取者作者 读者 管理者删除文档不能存9．为组织目录数据库和应用数据库创建“语言”文档组织目录数据库和应用数据库中的“语言”文档确保在消息框、邮件中能够显示正确 的文本，而不是编码。在配置数据库、替换或刷新数据库设计时，需要创建“语言”文档。 要创建“语言”文档，必须对数据库具有管理者权限，另外，还必须对应用数据库具 有 [Install] 角色。 按如下步骤设置语言文档。 1) 打开数据库。 2) 更改视图。 组织目录：单击“查看”-“管理”-“设置”。 应用：单击“查看”-“管理”-“应用设置”。莲花（中国）软件有限公司29Lotus Domino Workflow 实用教程3) 从菜单中选择“操作”-“创建语言文档”。如果有旧的“语言”文档，将删 除旧文档并创建新的“语言”文档。4) 当收到提示时，关闭并重新打开数据库。10．为组织目录数据库创建设置文档组织目录设置文档对 Domino Workflow 系统至关重要。在组织目录数据库中定义组织 单元和其他文档之前，必须创建设置文档。 按照下列步骤开始创建组织目录设置文档。 1) 打开组织目录数据库。 2) 从菜单中选择“查看”-“管理”-“设置”。 3) 单击“创建设置文档”按钮显示组织目录设置文档。莲花（中国）软件有限公司30Lotus Domino Workflow 实用教程4) 启用组织目录中的代理规则。当组织中的某些成员因生病、休假、业务出差等 原因而缺席时，会发生什么情况？谁来负责给他们分派工作？通过 Domino Workflow，可以设置一套代理系统，以便在某些人缺席时让其他可用的人员接 管分配给他们的活动。在组织目录数据库中启用代理，为组织目录中的组织单 元创建离开办公室简要表。关于代理的使用我们会在第四章 中详细说明 5) 启用组织目录缓存。组织目录缓存提供组织单元中所有直接和间接成员的列 表，及其离开办公室简要表。通过缓存这些信息，可以加速 Domino Workflow 将组织单元指定给个人。 6) 启用组织锁定。组织锁定确保一次只能由一个用户编辑文档。另外，后台代理 不能访问正被编辑的文档，用户不能打开当前正在运行后台代理的文档。 7) 文档粘贴设置。在设置组织目录数据库时，主要任务之一是填写要参与工作流 活动的人员的姓名和群组。您可以按照以下方法完成大部分工作：从现有的 Notes 通讯录（包括 Lotus Domino 目录数据库）中引入现有的个人和群组文 档，并且从其他 Notes 数据库（包括其他 Domino Workflow 组织目录数据库） 中粘贴文档。粘贴功能使您可以选择任何 Lotus Notes 数据库中的个人、部 门、角色和工作组文档，并将其拷贝到组织目录数据库中。 8) 文档引入设置。文档引入设置的作用与文档粘贴设置的作用类似。只是可以引 入的文档类型只有个人文档和工作组文档。莲花（中国）软件有限公司 31Lotus Domino Workflow 实用教程9) 保存并关闭设置文档。11．在组织目录中创建日历文档日历文档定义组织的工作日 - 也就是，哪些天可以用来计算工作和活动的截止日期。 工作日中需排除两类日期： (a) 每周固定的非工作日（通常是周末） (b) 特定的节假日。12．向组织目录中添加个人信息关闭组织目录数据库，然后重新打开，选择左边导航器中的“个人”按钮，然后选择菜 单“操作\从通讯录引入个人”莲花（中国）软件有限公司32Lotus Domino Workflow 实用教程选择公用通讯录选择对话框中部分或所有用户，然后按“确认”按钮莲花（中国）软件有限公司33Lotus Domino Workflow 实用教程13．向组织目录中添加群组信息采用与上一步相同的步骤引入通讯录中的群组14．向群组目录中添加部门信息管理者的含义是部门经理或部门领导， 并且可以指定部门的层次结构。 定义部门文档的 目的是模拟企业或公司的实际机构组织，用于工作流的路由选择。15．向群组目录中添加角色信息角色是模块化个人组的一种方式。 在任何组织中， 个人可能具有一个或多个要执行的角 色 - 经理、调查员、部门主管等等。一个个人可能具备任意数目的角色，但是一个角色不 能是另一个角色的成员。角色没有层次结构。角色文档可以为空（即没有成员）。 角色在Domino Workflow中是一个非常重要的设计手段，一般在设计工作流程时，应该 尽量避免直接使用用户的姓名，而采用角色名称，这样，在人员变动时只要维护组织目录数 据库即可，而不需要设计人员去修改流程。关于代理的设置，我们将在后面的章节阐述。莲花（中国）软件有限公司34Lotus Domino Workflow 实用教程16．为应用数据库创建设置文档应用设置文档在 Domino Workflow 系统中至关重要。应用设置文档将应用数据库连接 到适当的组织目录和过程定义数据库。它还决定其他设置，例如函件收集路由、对数据库的 Internet 访问、归档和审计跟踪设置等等。 每个应用数据库只能有一个设置文档。 如果应用已经包含了一个应用设置文档， 就不能 创建新文档。只能修改现有的应用设置文档，或删除该文档后再创建新文档。删除设置文档 时，必须关闭并重新打开数据库以便访问“创建设置文档”操作。 按照下列步骤开始创建应用设置文档： 1) 打开应用数据库。 2) 从菜单中选择“查看”-“管理”-“应用设置”。 3) 单击“创建设置文档”按钮，显示应用设置文档。莲花（中国）软件有限公司35Lotus Domino Workflow 实用教程4) 在Domino Workflow的设计思想中我们提到，Domino Workflow将工作流应用分 为三个要素：流程、人、信息。在应用数据库的设置文档中，数据库设置区段 起到了将三者联系到一起的作用。任何为 Workflow 环境创建的应用数据库都 必须能够找到组织目录数据库和过程定义数据库。必须在应用设置文档中输入 这些数据库的位置。选择组织目录数据库和过程定义数据库时，可以点击其下 方的“位置”按钮，然后从如下的对话框中选择对应的数据库:在“应用”区段中输入服务器IP地址。关于资源名称，如果你将来有多个应用数据莲花（中国）软件有限公司 36Lotus Domino Workflow 实用教程库，并希望在各个应用数据库之间路由信息时可以设置。 5) 全局设置区段按照上图中设置个参数。其中： “允许工作所有则使用重新路由选项”使得工作流的负责人可以重新路由正运行的 工作，这在许多场合下是很由作用的。关于重新路由的含义，我们将在后面的章节 中介绍。 “Domino Workflow Viewer”的启用将使得所有的工作流参与者可以看到一个“查 看工作”的按钮，以启动Domino Workflow Viewer。此参数的缺省值是禁用，所以， 当你在工作过程中看不到“查看”按钮时，别忘了检查此参数。6) 启动设置区段在启动设置中，可以指定当前应用数据库中可以启动的过程。我们可以将所有的流 程都保存在一个过程定义数据库中，然后创建多个应用数据库，每个应用数据库只莲花（中国）软件有限公司 37Lotus Domino Workflow 实用教程能启动一部分过程。在启动区段中，可以指定“启用过程缓存”，这样可以提高用 户新建工作的相应速度。另外，在应用数据库中启动一个新的工作由三种不同的方 式，在这里可以设置其中的一种方式――“基于邮件的启动”，这一点我们将在第 五章 中详细说明。 7) 归档和审计跟踪程序区段在Domino Workflow中，对于工作的运转可以有审计和跟踪的功能，另外，运行结 束的工作可以进行归档。通过本区段的设置来定制归档和审计跟踪功能。 8) 日历设置区段，自动从组织目录数据库中的日历设置文档中获得 9) 与Domino.Doc区段集成区段。Domino Workflow与Domino.Doc的集成我们将在 错误！未找到引用源。详细介绍。 10) 保存并关闭应用设置文档。 17． 经过上面的步骤，我们自己的Domino Workflow Engine就创建好了，我们可以在这个Engine的基础上进行工作流应用的开发了。第三节 Achitect 安装与配置上一节中，我们详细描述了 Domino Workflow Engine 的安装与配置。本节我们将介绍 流程开发环境的安装与配置。 Domino Workflow Architect 是一个 Windows 程序，它帮助您完成下列工作： 创建工作流活动的图形化表示。 在逻辑流程中将活动彼此链接，使工作在活动之间路由。 给每个活动指定属性，以确定其内容以及谁可以对它进行操作。 然后，结果过程可以在过程定义数据库中激活，并用作组织中个人执行的工作的模板。莲花（中国）软件有限公司38Lotus Domino Workflow 实用教程一. 系统要求Windows 95/98、Windows NT 4.0 SP5 - Lotus Notes 版本 4.6.6以上 Windows 2000 - Lotus Notes 版本 5.0.3以上二. 安装1. 关闭所有正在运行的程序。 2. 将 CD 插入 CD-ROM 驱动器。 3. 在任务栏上单击“开始”，然后单击“运行”。单击“浏览”按钮。找到 CD 驱动器，然后双击安装软件所需要使用的语言的文件夹。双击 Setup.exe，然后单击 “确定”按钮。4. 单击“下一步”，输入姓名和公司名称莲花（中国）软件有限公司39Lotus Domino Workflow 实用教程5. 按照提示确认姓名、口令，接受许可协议 6. 选择安装模块：安装 Architect， 可以选择安装帮助和用户手册。莲花（中国）软件有限公司40Lotus Domino Workflow 实用教程9.按照提示完成后面的安装步骤即可。三. 配置1. 从Window开始菜单启动Domino Workflow ArchitectArchitect 是一个 Windows 的应用程序，启动后，我们可以看到如下的画面：莲花（中国）软件有限公司41Lotus Domino Workflow 实用教程2.选择菜单“文件\打开数据库”3. 4.设置范例数据库简要表。可以点击“浏览”按钮找到相应的数据库。 创建一个新的简要表以连接到我们自己创建的Domino Workflow Engine。 1) 单击数据源对话框中的“新建”按钮莲花（中国）软件有限公司42Lotus Domino Workflow 实用教程2) 设置设计存储、组织目录、应用数据库和过程定义数据库为我们在前面创建的 book目录下的相应的数据库这样，Domino Workflow 的开发端Architect就和后台关联起来了。我们在开发时可以 选择“Develop”简要表，在研究Domino Workflow提供的范例数据库时可以选择“DWF 2.1 范例”简要表第四节 Viewer 安装Domino Workflow Viewer的安装是自动进行的，不需要系统管理人员逐个用户去安装。 如果您有权访问 Domino Workflow Viewer，则可以查看正在进行的工作的图形化表示， 从而了解创建此工作的过程的详细信息， 确定对活页夹文档进行过操作的人员， 以及查看当 您完成当前活动时可以申请该活页夹的人员。您甚至可以在开始一个工作之前预览过程设 计。 如果您有权访问 Domino Workflow Viewer， 则当您首次查看某个过程或工作时， Domino Workflow Viewer 将自动安装到计算机上。 当您新建工作或者打开一个已有的工作时，都会看到一个“查看工作”的按钮，如下图 所示：莲花（中国）软件有限公司43Lotus Domino Workflow 实用教程或者当您点击上图中的“查看过程”按钮时，如果您系统中还没有安装Domino Workflow Viewer, 您将看到如下的对话框：选择相应的目录，点击“确定”按钮即可完成Viewer的安装。 安装之后如需使用 Viewer，只要在活页夹文档中单击“查看工作”或在“新建工作” 对话框中单击“查看过程”，Viewer 就会立即显示。如果您没有看到“查看过程”或“查看工作”按钮，可能是因为您没有访问 Domino莲花（中国）软件有限公司44Lotus Domino Workflow 实用教程Workflow Viewer 的权限，或者您的系统或正在使用的应用数据库中未激活 Domino Workflow Viewer。在 Domino Workflow 中，不使用 Viewer 也能完成工作和活动。如果您 没有访问 Domino Workflow Viewer 的权限而您认为应该有此权限，请与 Domino Workflow 管理员联系。第五节 Domino Workflow 文档安装Domino Workflow包含两种格式的文档：Notes 帮助数据库格式的帮助文件和用于打印 或在屏幕上查看的 PDF 文件。 安装时可以选择将Notes数据库格式的帮助文件安装在服务器 上，使大家可以共享。用户端可以选择安装自己认为需要的帮助文件。 Domino Workflow随盘提供的文档包括：安装与管理指南 设计者指南 用户指南 Domino.Doc集成指南 升级指南莲花（中国）软件有限公司45Lotus Domino Workflow 实用教程第四章 使用在介绍Domino Workflow的开发之前，我们先介绍最终用户将如何来使用它，使读者先 建立一些概念。我们将以Domino Workflow提供的范例数据库为介绍对象。第一节 应用数据库介绍Domino Workflow 应用数据库通常由 Domino 应用开发者使用随产品提供的应用模板来 创建。 另外， 也可以通过将模板中的设计元素拷贝到现有数据库中的方法改造现有的Notes 数据库。 下面是通过模板创建的应用数据库的界面：在所有工作导航器中，可以按照各种方式显示当前用户可以看到的所有工作的信息： 按工作名称 - 列出每个工作及其状态，包括当前活动的执行者。 按截止日期 - 按照工作截止日期列出工作。 按状态 - 按照每个工作的状态划分列表。 按参与者 - 列出工作流参与者。每个条目均可以展开，以显示参与者作为工作组成员、 活动所有者、可能的活动所有者或工作所有者而进行的工作。莲花（中国）软件有限公司 46Lotus Domino Workflow 实用教程已完成的工作 - 列出已经完成的工作，即这些工作中的活页夹已被路由到每个活动。 已归档的工作 - 列出已经完成并在应用数据库或单独的归档数据库中进行了归档的工 作。点击导航器顶部的“桌面”字样，可以显示桌面导航器。在此导航器列出的是与“桌面” 导航器提供了与您的个人工作分派有关的若干视图。如下图所示：桌面导航器中包含如下的六个视图： 收件箱 C 您未确认承办的待办任务列表。显示您可以申请的所有活页夹。分为两种类 型：个人活动和共享活动。对于个人活动，您是唯一可能的活动所有者。对于共享活动，您 是多个可能的活动所有者之一。在“收件箱”视图中，您可以阅读封面文档以了解活动、打 开任何活页夹文档，以及申请任何活页夹。 个人工作台 C 您已经确认办理的待办任务列表。列出您已经申请的活页夹，包括任何 您可能已经重新分派或已经请求结束，但尚未得到答复的活页夹。 工作组工作台 C 需要您参与的工作列表。列出您可以作为工作组的成员对其进行操作 的所有活页夹。对于这些活页夹中的任何一个，您都不是活动所有者。您可以添加、删除和 编辑活页夹文档，但是不能编辑封面文档或完成该活动。 发件箱 C 您已经完成，但是还没有被传送到下一收件人处的任务列表。。仅当用于基 于服务器的路由，或是在基于客户端的路由中存在问题时，活页夹才会出现在发件箱中。 工作所有者 - 列出您是其所有者的工作的活页夹。在此视图中，您可以申请活动、阅莲花（中国）软件有限公司 47Lotus Domino Workflow 实用教程读活页夹文档和重新路由工作。 个人兴趣 - 列出您具有读者权限的活页夹，但不包括那些已完成的工作的活页夹、您 是当前活动所有者的活页夹以及每个人都具有读者权限的活页夹。对于 Domino Workflow 的管理员，可以选择菜单“查看\管理”看到管理应用数据库时 所需的一些视图。另外，对于工作的所有者，可以选择菜单“查看\工作所有者”按照不同的方式显示自 己负责的所有工作。莲花（中国）软件有限公司48Lotus Domino Workflow 实用教程第二节 新建工作1． 打开范例应用数据库，点击工具栏中的“新工作”按钮。2． 在对话框中输入流程名称、工作名称、优先级、备注等信息3． 确定后将看到定制好的采购订单。输入相应的信息，然后点击保存并完成。莲花（中国）软件有限公司49Lotus Domino Workflow 实用教程4． 这样， 一个采购申请的流程就被激活了。 我们可以从导航器中看到如下的界面：封 面 文档活 页 主 文 档 夹大家应该建立这样一个概念：在Domino Workflow的工作流中，流动的是由一系列文档 构成的活页夹，而不是单个文档。在流程运转过程中，工作流的参与者可以向其中添加添加 或删除文档。这与我们现实生活中的流程是类似的。第三节 参与工作上一节说明了如何激活一个流程， 本节中我们将介绍参与工作的人员的操作过程。 参与 一个 Domino Workflow 的工作流程具体步骤如下： 1． 打开范例应用数据库，点击导航器中的“桌面”按钮。然后单击“收件箱” ， 这时候可以如下的界面：莲花（中国）软件有限公司50Lotus Domino Workflow 实用教程2． 选中某一个活页夹中的封面文档或主文档， 然后选择工具栏中的 “申请此活页 夹”接受此活动。 3． 用鼠标点击导航器中的“个人工作” ，这时可以看到刚才接受的活动。您现在 就可以开始工作了 可以打开封面文档查看活动的信息， 可以打开并编辑主文档 可以向活页夹中添加文档 （在流程设计时指定某一活动中可以添加的文档 类型） 下面介绍在活动中的一些概念。 4． 首先， 让我们打开封面文档。 我们可以看到， 封面文档主要包括三方面的内容： 当前活动的信息：活动的所有者、提交日期、截止日期、优先级、工作组 成员、说明等 当前活动的任务：待办事宜、决策项目等 整个工作的信息：工作所有者、工作启动日期、工作截止日期、工作优先 级、说明等莲花（中国）软件有限公司51Lotus Domino Workflow 实用教程5． 点击“编辑文档”按钮后，我们可以看到工具栏菜单将变为：我们分别介绍工具栏上的几个操作按钮： 1) 工作组： 工作组是帮助活动所有者完成活动的一个人或一组人。 他们可以在过 程设计中指定，也可以由活动所有者或工作所有者在工作过程中指定。工作组成员应 该能够帮助活动所有者完成活动。他们应该具有完成活动所需的特殊技能或相应能 力。工作组成员可以编辑文档和向活页夹中添加文档，但是他们不能更改工作组成员 身份，也不能够完成活动并将活动路由到下一个所有者。只有活动所有者可以执行这 些操作。此按钮是让活动所有者在活动进行过程中，随时可以选择其他人作为其工作 组成员，帮助完成工作。点击此按钮后，将看到如下的界面：莲花（中国）软件有限公司52Lotus Domino Workflow 实用教程您可以从左边的列表中选择工作组成员，也可以点击“浏览”按钮从组织目录中选 择工作组成员：选择后，我们可以从封面文档的“活动”区段中看到工作组成员等名称。 2) 重新分派：在您申请了一个活动之后，可以决定由其他人来完成它。此操作即通过“重新分派”来实现。当您重新分派一个活动时，任何由您加到文档上的编 辑保留权限（写保护或保留）都被自动释放。重新分派实现了工作流运转过程中的一 些异常处理。过程定义决定您是否可以重新分派活动以及重新分派给谁。 点击“重新分派”按钮后，我们可以看到如下的对话框：莲花（中国）软件有限公司53Lotus Domino Workflow 实用教程3) 保存并完成：此按钮的作用是宣告当前活动结束，工作进入下一环节。在我们 实际应用的一些例子中，有的用户将其修改为“提交下一负责人”“转下一步”等。 、 4) 切换到主文档：点击此按钮可以看到当前活动的主文档。 5) 展情况。 查看工作：启动 Domino Workflow Viewer，以图形界面查看当前工作的进上我们已经介绍了如何启动一个工作流， 本届我们描述了当工作流动到您这时， 您如何 来完成自己的任务。这样，我们就可以开始协同工作了。第四节 活动所有者的其他操作对于活动的所有者， 除了我们上一节介绍的一些操作， 他们还可以执行如下的一些操作：一. 添加文档我们前面强调过，在 Domino Workflow 中，流动的内容不是单个文档，而是由一系列文 档构成的活页夹。在活页夹流动过程中，各个活动的所有者可以向活页夹中添加文档（必须 由流程设计人员指定可以添加的文档类型） 。 步骤 1． 2． 打开应用数据库，进入“桌面”导航器，然后点击个人工作台 然后点击工具栏上的“添加文档”按钮：莲花（中国）软件有限公司54Lotus Domino Workflow 实用教程3．如果设计人员在设计流程时允许您在当前活动添加文档的话， 您将可以看到一个文件类型列表的对话框，否则，系统会提示您“不能向活页夹添加 文档” 。二. 更改优先级每个工作都有一个优先级，表明它相对于其他工作的紧急程度。在每个活动、封面文档 以及各个视图的活动列表中，都可以看到优先级。 活动所有者或工作所有者可以更改活动的优先级。在某些情况下这是必要的。例如，在 工作组活动中通知工作组成员某个特定活动的紧急程度比该工作高或低。 工作的优先级不能更改。 当活动完成并且活页夹被路由到下一个活动时， 它被自动恢复。 提示：请小心使用更改优先级的功能。优先级必须在活动的所有活页夹文档中都被更 新。如果工作组成员同时编辑某个文档，或使用不同的复本，这可能会导致复制/保存冲突。 更改活动的优先级步骤： 1. 打开封面文档。单击“编辑文档”。 2. 在菜单中选择“操作”-“更改优先级”。莲花（中国）软件有限公司55Lotus Domino Workflow 实用教程3. 出现一个对话框， 其中列出了优先级的列表。 选择所需的优先级并单 击“确定”。三. 邮件查询邮件查询使您可以向组织中的其他个人发送电子邮件， 将您的进度通知他们， 向他们寻 求帮助和建议等。还可以发送一个文档链接，链接到您正在处理的文档。 发送邮件查询的步骤。 1. 在编辑模式下打开一个活页夹文档。 2. 在菜单中选择“操作”-“邮件查询”。将出现一个电子邮件表单，其中 自动显示您的姓名和当前日期。莲花（中国）软件有限公司56Lotus Domino Workflow 实用教程3. 在“收件人”域中输入收件人的名称。可以使用三种方法输入： 单击“收件人”域旁边的箭头按钮。将出现可用的 Domino 目录和/或 Notes 通讯录。选择所需的目录或通讯录，然后选择应该接收消息的个人或群 组。 单击“组织”按钮。将出现组织目录。选择接收消息的一个或多个个人、 角色、工作组或部门。 单击“工作上下文”。将出现一个对话框，其中显示与活动相关的个人。 选择启动者、工作所有者、当前活动的参与者或以前活动的活动所有者。 4. 填写“主题”和“正文”域。 5. 在“正文”域下面有两个选项。根据需要单击一个或两个选项。 将邮件查询的拷贝邮寄给自己。 在消息正文中包括活页夹文档的文档链接。 6. 准备好发送邮件查询时，单击“发送”。邮件将被发送给收件人。 邮件查询成为添加到活页夹中的一个文档。 您可以重复邮件查询。如果一个邮件查询被发送了两次，并且第二个版本已更改，则只 保留最新的版本。四. 显示审计跟踪审计跟踪将记录用户在活动和工作中的操作。 这是一个可选功能， 在您的活动中不一定 未被激活（由流程设计人员决定。在范例数据库所包含的流程中没有激活此功能）。莲花（中国）软件有限公司 57Lotus Domino Workflow 实用教程查看当前活动的审计跟踪步骤： 1. 打开封面文档并单击“编辑文档”。 2. 单击“操作”菜单并选择“显示审计跟踪”。 3. 阅读完审计跟踪后，单击“确定”。 查看整个工作的审计跟踪（工作所有者）： 1. 打开应用数据库。 2. 从菜单中选择“查看”-“管理”-“审计跟踪”。五. 中断当前工作有时候，您可能希望暂时停止某个活动，或者终止某个流程。Domino Workflow 为活动 所有者提供了三个不同的操作 1. 挂起 您可以将活动无限期挂起。只要活页夹所在的活动一被挂起，它的文档就不能被编辑。 活页夹保留在您的个人工作台上，其状态被标记为“已挂起”。 2. 延期 您可以将活动延期到特定的日期。 延期活动中的活页夹保留在您的个人工作台上， 其状 态被标记为“已延期”。当活页夹所在的活动处于延期状态时，不能编辑该活页夹的文档。 延期与挂起的区别在于延期的活动到期后能自动激活，而挂起相当于没有指定期限的延期。 3. 请求结束工作活动所有者可以向工作所有者提交结束工作的请求， 包括结束工作的原因。 工作所有者 可以接受或拒绝该请求。操作步骤： 1. 打开封面文档并单击“编辑文档”。 2. 单击“操作”菜单并选择“中断工作”。莲花（中国）软件有限公司58Lotus Domino Workflow 实用教程3. 如果选择挂起，活页夹自动进入挂起状态。直至您重新激活之。如果选择 延期，您将看到一个对话框要求您输入日期：如果选择请求结束工作，将会要求您输入结束工作的原因。您向工作所有者发送了一个结束工作的请求后， 还可以改变意向。 如果工作所有者尚未 处理您的请求，您可以将其撤消。 操作步骤： 1. 打开已经发出请求的活动的封面文档。 2. 在菜单中选择“操作”-“撤消结束工作的请求”。莲花（中国）软件有限公司59Lotus Domino Workflow 实用教程六. 整合活页夹关于对活页夹的合并、整理等操作，我们将在第五章 中详细介绍第五节 指定代理在实际工作中，我们经常会碰到出差、休假、外出等不在办公室的情况。如何解决其间 的办公问题？如果有工作需要您处理怎么办?有两种办法，一是给每一个人配一台笔记本， 让他能随时随地工作；另外，我们现实中常用的一种办法就是指定一个代理人，让他（她） 临时帮您处理一些工作。 Domino Workflow 提供了指定代理人的手段，使得工作流不会因为您外出而中断。 可以按下面的步骤指定代理人：一. 指定可能的代理人1． 打开组织目录数据库，然后单击左边导航器中的“个人”按钮，找到您自己的 个人记录文档：2． 选择您的个人文档后，点击工具栏上的“编辑文档”按钮。展开“代理”区段， 您将看到如下内容：莲花（中国）软件有限公司 60Lotus Domino Workflow 实用教程3． 在您第一次设置是，缺省选择是“无代理” ，您选择“代理”后，自然会看到 其余的部分。您可以通过“添加”按钮加入您的秘书或同事作为您的代理人（可以是多 人）“允许后续代理”选项的含义是，如果您指定的代理人也不再办公室，是否进一步 。 启用他（她）所制定的代理人。如果启用后续代理，注意避免形成无限循环。 4． 展开“离开办公室离开简要表”区段您可以指定谁可以为您创建离开办公室简要表。 通常情况下， 您需要在离开办公室前自 己创建一个“离开办公室简要表”，但是有些紧急情况下可能您来不及创建简要表，或者您 忘了。这种情形下，您在这里指定的人可以帮您来创建一个简要表。您可以指定代理人同时 可以为您创建简要表，也可以指定您的秘书或领导。二. 创建离开简要表每次当您外出或离开办公室时，就可以创建离开办公室简要表。另外，如果其他人将在 自己的简要表设置中指定了委托您帮他创建简要表，您也可以为他做这件事情。 创建离开简要表的步骤： 1． 打开组织目录数据库，然后单击左边导航器中的“离开办公室简要表”按钮：莲花（中国）软件有限公司61Lotus Domino Workflow 实用教程2．点击工具栏上的“创建简要表”按钮，我们可以看到 “离开办公室简要表”界面如下：3．缺省情况下，此简要表是为您自己填写的。如果您帮助别人做简要表，可以莲花（中国）软件有限公司62Lotus Domino Workflow 实用教程点击“适用于…”按钮，我们可以看到一个名称列表，此列表的所有用户都已经把您的 用户名添加在他们个人文档中的“离开办公室简要表”区段中了。4． 5．输入往返日期 选择“代理”，然后点击“选择代理”按钮。如果系统提示“此人没有可用的代理”，说明您自己或者您指定的简要表所有者还没有指定“可能的代理”，请参考 本节中的第一部分内容。如果简要表的所有者已经指定了可能的代理，您可以看到一个 姓名列表，列出个人文档中设置的“可能的代理”。选择其中的一个作为真正的代理人。6． 7．关闭并保存文档。 设置好“离开办公室”文档后，在您设置的离开日期内，如果有工作需要您做，自动或转移到您的代理人的桌面上。 8． 如果您的行程有变动，可以修改离开办公室简要表。莲花（中国）软件有限公司63Lotus Domino Workflow 实用教程第六节 工作所有者任务在工作流转过程中，应该设置一个工作所有者，维护流程的正常运行。在必要时，需要 工作所有者对流程进行手工干预，已处理一些突发或异常时间。 工作所有者在任何时候都对该工作对应的活页夹有操作权限。 可以申请活页夹， 即使他 不是当前活动的所有者。在设计工作的所有者时应该考虑这一点，例如，我们不应该将一个 报销申请工作的所有者设置为申请人本身，不然他就可以自己完成所有的审批工作了。 对于工作所有者，可以做如下的一些操作：一. 重新路由工作在某些环境下， 工作所有者可能需要更改工作的正常过程。 一个可能的更改是将活页夹 重新路由到相同或不同的活动。 重新路由活页夹是对工作的一种主要的干预。 只有工作所有者可以重新路由活页夹。 以 下是一些可能需要重新路由的情况： 1. 更新过程 如果某个工作的过程定义已经更改，则当前运行的所有工作都被“冻结”，即，这些工 作将按照启动它们的过程定义继续运行。 如果新版本更正了设计缺陷但其他方面与原版本相 似， 则工作所有者可以将活页夹重新路由到新过程定义中的同一个活动。 此操作将当前运行 的工作更新为最新版本。过程设计者和工作所有者在更新过程定义时应密切协作。 2. 更新表单 如果活动所有者已通过引用活页夹文档的公式计算得出， 当文档表单包含未指定或不正 确的签名域时，则可能发生错误。表单更正后，即可将活页夹路由到同一个活动，使公式能 再次运行。 3. 对工作目标和方向进行较大更改 组织或商业环境中的无法预料的事件可能要求忽略某个工作、 跳过一个或多个活动或者 将活页夹路由到一个完全不同的过程。 重新路由可能会导致活页夹文档不一致。 工作所有者应该在进行重要的重新路由之前与 过程设计者商议。 以下是一些在重新路由时可能出现的典型问题。莲花（中国）软件有限公司 64Lotus Domino Workflow 实用教程活页夹不能被重新路由到自动活动。 活页夹文档的表单可能需要更改。 用于确定参与者、路由或合并的公式中使用的域在活页夹文档中不存在。 例如，当活页夹在它原来的工作中未到达某个必要活动时，可能发生这种情况。 重新路由会造成合并问题。 例如， 如果有两个活页夹被重新路由到同一个 活动，则必须手动进行合并。重新路由的步骤：1. 打开应用数据库，切换到“工作所有者”视图。 2. 选择要重新路由的活页夹文档。 3． 在菜单中选择“操作”-“重新路由”。4． 显示“重新路由”对话框。5． 在列出可用过程的框中选择一个过程。 它可以是当前过程、 当前过程的更 新版本或完全不同的过程。 6． 在列出所选过程的活动的框中选择一个活动。 如果您选择了当前运行的过 程，则当前活动用一个感叹号 (!) 标出。已完成的活动用一个星号 (*) 标出。 说明：一个过程可以包含多个同名的活动。列表中的活动都有唯一的标识码， 使用标识码有助于识别它们。标识码分为三个部分：在过程图表中的节点编号、 过程名称和过程被激活的频率。例如，6Publish9 表示该活动位于过程“Publish” 的第六个节点，已被激活十次（第一次计数为 0）。 7． 选定选项后单击“确定”。 注释： 当活页夹被重新路由时，工作名称保持不变。活页夹的状态变成“已 分派”，并且活动名称、可能的活动所有者以及活动的详细信息（任务、决策、莲花（中国）软件有限公司 65Lotus Domino Workflow 实用教程路由选项）从新选定的活动获得。二. 中断工作正常情况下，当一个工作走完了所有的流程时，会自动结束。但是，在某些情况下，工 作们又完成时，就会要求中断工作。这个操作可以由工作的所有者来完成。 中断工作的操作步骤： 1. 打开要结束的工作的活页夹文档。 2. 在菜单中选择“操作”-“管理”-“取消路由路径”。3. 出现一个对话框，请您确认做出的选择。 4. 单击“是”。 如果该工作包含并行路由路径， 则继续处理未取消的路径中的活页夹。 如果要结束整个 工作，您必须取消每个活页夹的路由路径。根据需要，重复执行步骤 1 到步骤 3。 注释：不